Un agente apre la propria casella Zimbra il lunedì mattina e trova un messaggio sospetto, inviato da un indirizzo interno ma scritto in un francese approssimativo. La reazione abituale è eliminare l’e-mail e passare oltre.
Il problema è che quel messaggio avrebbe potuto costituire una prova in caso di incidente di sicurezza, ma è scomparso senza lasciare tracce utilizzabili. Sulla posta elettronica Zimbra del CD66 (ex CG66), il confine tra un’e-mail innocua e un documento da conservare dipende da alcune impostazioni che la maggior parte degli utenti non ha mai modificato.
Differenza tra backup e archiviazione su Zimbra CD66
Spesso si confondono i due concetti, e questa confusione crea vulnerabilità. Un backup ripristina un sistema dopo un incidente: ricostituisce lo stato della casella in un determinato momento. Non garantisce né la tracciabilità né la conformità normativa di un messaggio conservato per diversi anni.
L’archiviazione, invece, risponde a un altro obiettivo. Consiste nell’estrarre un messaggio dal database attivo per conservarlo in uno spazio separato, con diritti di accesso limitati. La CNIL raccomanda questa separazione affinché i dati archiviati non restino consultabili come normali e-mail di uso corrente.
Su Zimbra, la cartella “Archivi” integrata nella webmail sposta i messaggi in una struttura di cartelle locale, ma non costituisce un’archiviazione ai sensi della normativa. Per accedere a Zimbra CD66 o CG66 e applicare correttamente questa distinzione, occorre capire che il semplice spostamento di un’e-mail in una sottocartella non modifica né i suoi diritti di accesso né il periodo di conservazione.
Proteggere le comunicazioni e-mail: le impostazioni Zimbra da attivare
La sicurezza della posta elettronica professionale non dipende soltanto dalla password. Zimbra offre diversi livelli di protezione che gli agenti del dipartimento possono configurare direttamente dall’interfaccia web.
Firma digitale dei messaggi
Firmare un messaggio con un certificato personale garantisce al destinatario che il mittente sia davvero chi dichiara di essere. Il sistema si basa su una coppia di chiavi: la chiave privata firma il messaggio, mentre la chiave pubblica (inclusa nell’e-mail) consente al destinatario di verificarne l’autenticità. Questa firma non impone alcun vincolo al destinatario, che non deve necessariamente possedere un certificato.
Per importare il certificato in Zimbra, occorre accedere alle preferenze dell’account e alla sezione “Sicurezza”. Una volta caricato il file .p12, è possibile firmare automaticamente ogni nuovo messaggio.
Gestione delle sessioni e delle password
Un browser che conserva una sessione precedente può bloccare l’autenticazione, anche se la password è corretta. Prima di contattare l’assistenza, è bene verificare due aspetti:
- Cancellare la cache e i cookie del browser utilizzato per accedere alla webmail, quindi avviare una nuova connessione.
- Verificare che le impostazioni di sicurezza dell’account non siano state rafforzate da un amministratore (autenticazione a due fattori attivata senza che l’agente ne sia stato informato).
- Provare ad accedere da un altro browser o in modalità di navigazione privata, per isolare eventuali problemi di configurazione locale.
Queste verifiche richiedono meno di due minuti e risolvono la maggior parte dei problemi di accesso segnalati.
Archiviare le e-mail su Zimbra: procedura pratica e tempi di conservazione
Il GDPR non stabilisce un unico periodo di conservazione per tutti i messaggi. La regola impone di definire la durata in base alla finalità del trattamento. In pratica, in un ente territoriale come il CD66 si distinguono tre categorie.
- Messaggi relativi all’attività quotidiana (scambi sui turni, richieste interne senza valore giuridico): conservati finché sono utili a livello operativo, poi eliminati.
- Messaggi con valore probatorio (scambi contrattuali, notifiche ufficiali, corrispondenza con i cittadini): archiviati in uno spazio separato con accesso limitato, per il periodo previsto dalla normativa applicabile al tipo di documento.
- Messaggi con valore patrimoniale o storico: trasferiti agli archivi dipartimentali secondo le procedure vigenti.
Su Zimbra, la funzione di esportazione consente di scaricare un’intera cartella in formato .tgz. Il file può poi essere archiviato su un server dedicato, separato dal database attivo della posta elettronica. Questa operazione separa fisicamente gli archivi dalle e-mail correnti, in conformità con le raccomandazioni della CNIL.
Compromissione di un account e-mail in un ente locale: un rischio sottovalutato
La posta elettronica resta il principale vettore di attacco contro gli enti territoriali. Un account compromesso consente di accedere a tutte le comunicazioni conservate nella casella, compresi gli allegati contenenti dati personali dei cittadini.
Lo scenario classico inizia con un’e-mail di phishing mirato. L’agente clicca su un link, inserisce le proprie credenziali in una pagina contraffatta e l’aggressore ottiene così accesso completo. Se la casella contiene diversi anni di messaggi non archiviati, l’esposizione dei dati è proporzionale al volume conservato.
Archiviare regolarmente i messaggi e svuotare la casella attiva riduce automaticamente la superficie di attacco. Un account che conserva solo i messaggi delle ultime settimane limita i danni in caso di intrusione, mentre una casella piena di migliaia di e-mail offre all’aggressore un ampio campo di esplorazione.
La configurazione Zimbra del CD66 consente di impostare regole per l’eliminazione automatica dei messaggi in determinate cartelle. Abbinare queste regole a un’esportazione periodica verso uno spazio di archiviazione separato è una misura di difesa semplice ma efficace, che non richiede strumenti aggiuntivi.
Mantenere pulita la posta elettronica Zimbra e tenere separati gli archivi non ha nulla di spettacolare. Eppure, è proprio questo che fa la differenza tra un incidente di sicurezza contenuto in poche ore e una fuga di dati che impegna un intero dipartimento per settimane.
