Un agent ouvre sa boîte Zimbra le lundi matin et tombe sur un message suspect, expédié depuis une adresse interne mais rédigé dans un français approximatif. Le réflexe habituel consiste à supprimer le mail et passer à autre chose.
Le problème, c’est que ce message aurait pu servir de preuve en cas d’incident de sécurité, et qu’il a disparu sans trace exploitable. Sur la messagerie Zimbra du CD66 (anciennement CG66), la frontière entre un e-mail anodin et une pièce à conserver dépend de quelques réglages que la plupart des utilisateurs n’ont jamais touchés.
Différence entre sauvegarde et archivage sur Zimbra CD66
On confond souvent les deux, et cette confusion crée des failles. Une sauvegarde restaure un système après incident : elle reconstitue l’état de la boîte à un instant donné. Elle ne garantit ni la traçabilité ni la conformité réglementaire d’un message conservé sur plusieurs années.
L’archivage, lui, répond à un autre objectif. Il s’agit d’extraire un message de la base active pour le stocker dans un espace séparé, avec des droits d’accès restreints. La CNIL recommande cette séparation pour que les données archivées ne restent pas consultables comme de simples courriels courants.
Sur Zimbra, le dossier « Archives » intégré au webmail déplace les messages dans une arborescence locale, mais ne constitue pas un archivage au sens réglementaire. Pour accéder à Zimbra CD66 ou CG66 et exploiter correctement cette distinction, on doit comprendre que le simple déplacement d’un mail dans un sous-dossier ne change ni ses droits d’accès ni sa durée de conservation.
Sécuriser ses échanges mail : les réglages Zimbra à activer
La sécurité d’une messagerie professionnelle ne repose pas uniquement sur le mot de passe. Zimbra propose plusieurs couches de protection que les agents du département peuvent configurer directement depuis l’interface web.
Signature numérique des messages
Signer un message avec un certificat personnel garantit au destinataire que l’expéditeur est bien celui qu’il prétend être. Le principe repose sur une paire de clés : la clé privée signe le message, la clé publique (intégrée au mail) permet au destinataire de vérifier l’authenticité. Cette signature n’impose aucune contrainte au correspondant, qui n’a pas besoin de posséder lui-même un certificat.
L’import du certificat dans Zimbra passe par les préférences du compte, section « Sécurité ». Une fois le fichier .p12 chargé, chaque nouveau message peut être signé automatiquement.
Gestion des sessions et mots de passe
Un navigateur qui conserve une session antérieure peut bloquer l’authentification, même avec un mot de passe correct. Avant de contacter le support, on vérifie deux points :
- Vider le cache et les cookies du navigateur utilisé pour accéder au webmail, puis relancer une connexion propre.
- Vérifier que les réglages de sécurité du compte n’ont pas été durcis par un administrateur (double authentification activée sans que l’agent en ait été informé).
- Tester la connexion depuis un autre navigateur ou en navigation privée pour isoler un problème de configuration locale.
Ces vérifications prennent moins de deux minutes et résolvent la majorité des blocages d’accès signalés.
Archiver ses e-mails sur Zimbra : méthode concrète et durée de conservation
Le RGPD ne fixe pas une durée unique pour tous les messages. La règle impose de définir la durée selon la finalité du traitement. En pratique, on distingue trois catégories dans une collectivité territoriale comme le CD66.
- Les messages liés au travail courant (échanges de planning, demandes internes sans valeur juridique) : conservés le temps de leur utilité opérationnelle, puis supprimés.
- Les messages à valeur probante (échanges contractuels, notifications officielles, correspondances avec des administrés) : archivés dans un espace séparé avec accès restreint, pour la durée imposée par la réglementation applicable au type de document.
- Les messages à valeur patrimoniale ou historique : transférés aux archives départementales selon les procédures en vigueur.
Sur Zimbra, la fonction d’export permet de télécharger un dossier complet au format .tgz. Ce fichier peut ensuite être stocké sur un serveur d’archivage distinct, hors de la base active de la messagerie. Cette opération sépare physiquement les archives des mails courants, conformément aux recommandations de la CNIL.
Compromission de compte mail en collectivité : un risque sous-estimé
La messagerie reste le premier vecteur d’attaque contre les collectivités territoriales. Un compte compromis donne accès à l’ensemble des échanges stockés dans la boîte, y compris les pièces jointes contenant des données personnelles d’administrés.
Le scénario classique commence par un mail de phishing ciblé. L’agent clique sur un lien, saisit ses identifiants sur une page contrefaite, et l’attaquant dispose alors d’un accès complet. Si la boîte contient plusieurs années de messages non archivés, l’exposition des données est proportionnelle au volume stocké.
Archiver régulièrement et vider la boîte active réduit mécaniquement la surface d’attaque. Un compte qui ne conserve que les messages des dernières semaines limite les dégâts en cas d’intrusion, là où une boîte saturée de plusieurs milliers de mails offre un terrain d’exploration considérable à un attaquant.
La configuration Zimbra du CD66 permet de paramétrer des règles de suppression automatique sur certains dossiers. Combiner ces règles avec un export périodique vers un espace d’archivage distinct constitue une défense simple mais efficace, qui ne dépend pas d’un outil supplémentaire.
Garder sa messagerie Zimbra propre et ses archives séparées n’a rien de spectaculaire. C’est pourtant ce qui fait la différence entre un incident de sécurité contenu en quelques heures et une fuite de données qui mobilise un département entier pendant des semaines.
